飞书邀请了10个「效率先锋」聊聊普通人在数字化浪潮里如何破局?

变化加速的一年里,普通人如何找到自己的突破点?过去一年中,飞书客户里涌现出来无数位「效率先锋」,他们来自各行各业,身份多元。看了他们的故事,普通人在 2024 年里如何破局,或许也就有了答案。

最早我曾在零售行业的基层做「账房先生」,后来转型业务,2017 年加入了酒店行业。在一线的这段时间是我非常宝贵的经历,不仅让我熟悉一线员工的想法,也让成为管理层后的我不会轻易发起停留在表面、不具备可行性的运营管理策略。

如家启用飞书后,如何让全员用起来,成了当时的难题。这些一线员工,不是坐在办公室写文档的,所以用协同办公场景来鼓励他们使用飞书,并不奏效。如家有数万名员工,4000 多家门店上线飞书,一线蓝领员工密集,如果事业部只是以完成任务的心态去激活人员,强硬去推,很难做到全员上线飞书。

转换下思路后,我们策划了面向全员的「知识竞赛」和「服务风采主题展示评选大赛」,引导一线员工来参赛和拉票,想要拉票,就要激活并登陆飞书。这个活动引爆了一线门店的胜负欲,投票人数超过了一万人。

其实日常培训一线员工也是这个逻辑,给文字说明没有用的,把他们的使用场景植入进去才行。如今,大家的工作搬到了飞书上,再也不用面临不同系统反复切换的困扰了。

最初来到这家公司时,我是会计的身份,后来转型做精益专员,专门分析各个业务的痛点,并提出改善措施。转折点是有天领导派我去参加内部的效率先锋大赛。我算是喜欢拥抱新鲜事物的人,就好好研究了一下飞书的各种功能,然后发现我们公司售后的很多场景,都非常适合用多维表格解决呀。

比如售后维修组,每天都要收到大量来自各个门店的维修单和货品,在过去,光是一一登记就要花费很长的时间。表格填,OA 报,邮件催,工作量倒是很大,效率却一直上不去。

于是,我用飞书服务台+多维表格,搭出了一条全新的流程:门店人员直接在多维表格的表单里填报,售后不用登记,只需审核;查询进度不需要一封封邮件地写,只需去服务台问一嘴;是否维修、维修金额、维修状态等信息也都可以通过多维表格的自动化流程及时同步。大大提升了售后流程的实效性。

成为效率先锋第一名后,领导非常欣慰,情不自禁说:「关于你很棒这件事,是值得广而告之、喜大普奔的。」还笑自己的亲妈心态。虽然获得了一些团队的认可,也被赋予了更多责任和角色,但我感觉自己还需要继续学习,业务模块值得优化的地方还有很多呢。

从业 14 年,我一直在做安全管理相关的工作。最早做安全管理的时候,我们看重培训。但渐渐我们发现,尽管培训和整改已经做到位,但有时反而是常见事故的发生原因没能得到足够的重视,才会导致事故再次发生。所以现在我们更看重辨识危险产生的原因,有时就跟破案一样。

一般来说,安全管理会通过邮件或者外采的系统,但这两种方式其实都有致命缺点。首先,这两种方式都没办法直接触达一个点,信息在层层转发的过程当中容易丢失。其次,在信息的搜集提报上,整个流程时间较长,无法做到实时呈现。我大学学的其实是电视编导,但平时也对技术的东西感兴趣,目前在自学 Python。我当时就想,能不能用飞书解决这些问题?

我尝试以检查表作为底表开始迭代,将它与提报数量表联动起来,让巡查结果实时同步所有相关的同事。

慢慢我又发现,这个版本还不够简便,需要人手动选场地,于是我通过公司部门去读取后台组织架构,根据个人所处的组织,自动辨识场地,做了一个集成平台。

目前我进行的最后一次迭代,是选择直接用群去搜集信息。我用飞书拉了一个群,让现场巡查的员工在群里提报,他们只要在群里 @ 机器人,把提报内容放上去,管理侧就能收集到信息。

我 19 年本科毕业,之前在两个不同的行业工作,目前主要是跟着师傅学习工艺技术,也会结合车间的业务场景进行飞书项目的推进和搭建,帮助同事们更好地使用飞书。

最开始参加效率先锋比赛,其实是车间主任给我报名的,我自己并没有特地去关注。不过当我深入摸索后,越来越能感觉到飞书功能的强大。我获奖的案例是用多维表格进行产销统。

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